【社会人になる前に知っておきたい】Excel基礎知識

みなさんこんにちは。
社会人になってから、意外と学ぶ機会は少ない割に、Excelを使いこなすことを求められる場面が多々あり、日々焦燥としている大原です。

グーグルスプレッドシートと、Excelで少し違いがあったり、一つの計算式がずれて、結果シート全体が不具合を起こしたり、Excelにまつわるトラブルは誰しもが一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

そんな私たちに朗報です。なんと、文系出身でExcelも数字も苦手だった、女性向け動画メディアのCOOが、たった1時間でExcelを好きになって、無駄な作業を効率化する方法を教えてくださいます!

講師の麻未さんは、新卒でNewsPicksを運営する、ユーザーベースという会社に入社し、広報チームの立ち上げに従事していらっしゃったそうですが、やはり大きなメディアを運営するためには、相当な数字分析力が求められ、日々Excelと格闘する毎日が続いていたそうです。

しかし日々Excelに触れる中で、上手く使いこなせば圧倒的に業務効率化がはかれるということに気づき、だんだんExcelが大好きになっていったそうです。

苦手意識を持っている方は、「Excelが大好きなんて・・・」そう思うかもしれませんが、ぜひ簡単なところから挑戦してみて、実際にExcelの便利さを体感してみてください。

⒈ Excelは「数字を分析するためのツール」

まずそもそも、Excelとは、数字を分析するためのツールだということをご存知でしたか?

私は知りませんでした。むしろ図をつくって、見やすくするためのものだと思っていました。(今でもそういう使い方がほとんどです)

でもこの使い方は、Excelのポテンシャルの1%くらいしか活用できていないそうです。もったいないですね。一番の使い道は、とにかく数字をあらゆる角度から徹底分析することということなので、ぜひ念頭に置いていてください。

そして新しくシートを作成する際は、「このシートは何を分析するためのシートなのか」をハッキリ明確にすることから始める必要があります。

Excelは便利な機能が無限に広がっているので、一つのシートで欲張りに色々やりたくなってしまいますが、何を明らかにしたくて作成するのかを忘れないようにするだけで、作業効率がぐぐっとアップするみたいですよ。

⒉ Excelを使ってできること事例

それでは実際に、Excelを使ってできることをご紹介します。そもそも何ができるのかを知らなくて、どう調べればいいのかわからない人も多いのではないでしょうか。(私がそうです)

実際にExcelを使用してできる事の事例をご紹介していきます。

もし普段、それを手計算でやってた!というものを発見しましたら、ぜひそっとやり方を調べて、明日から業務時間を30分繰り上げて早めに退勤しましょう!

⑴定量データの管理

まず基本中の基本でいうと、定量データの管理ができます。

項目が増えれば増えるほど複雑化してわからなくはなりますが、とりあえずデータを入力さえしておけば、あとは計算式を入れたらどうにでも分析できますので、まずはぜひ計測できたデータを入力していくことから始めてみてください。

⑵データの分析

次に、入力したデータを用いて、グラフを自動で作成することができます。

使用したい項目と数値を選択して、挿入でグラフを選択すると、折れ線グラフや棒グラフ、円グラフなど様々なタイプのグラフを一瞬で作成することができるんです。便利ですね。

⒊ ショートカットの事例

それでは次に、Excelを使用する時間を短縮するためのショートカットの一部をご紹介します。Excelを本当に使いこなす人は、マウスを使わずにすべてキーボードだけで操作すると言われています。

使う場面の多いショートカットキーを集めてみました。

ぜひまずは上の9つの技を試してみてください。ショートカットキーを使うだけで、Excelマスターになれた気分を味わえます。

⒋ 関数について

関数は、入力した数値を自動で計算してくれる仕掛けのことです。

関数さえマスターすれば、圧倒的な業務の時間短縮が可能になります。これまで計算機を一生懸命たたいていた方は、ぜひこの際PCにお任せする方法を学んでみてください。

下に、よく使う関数の数式と、意味を説明させていただきました。

基本的には、=をつけて、関数の名前を入れ、()の中に計算したい数値の範囲を入力するだけです。

他にも引き算や、割り算、平均など、活用方法は無限大なので、目的に合わせた計算式を調べてみてください。

⒌ 自分で調べることに自信がない方は、気軽にレッスンへ

Excelの基本の使い方をさらっとご紹介してみましたが、実際にやってみないと覚えられないですよね。たった1時間で、業務効率化のためのExcelの使い方を学ぶことができるので、ぜひお気軽に麻未さんのレッスンへお越しください。

もともと麻未さん自身が、文系出身で数字が苦手だったこともあり、苦手な人の気持ちに寄り添った教え方をしてくださいます。

みんなでExcelを使いこなして、楽しい仕事を増やしていきましょう!

▷麻未さんのレッスン情報

レッスン名:「文系出身・Excelも数字も苦手だったまみたろが教える、1時間でExcel好きになり、作業効率UPで無駄を省く方法

開催日時:2018年6月26日(火) 20:00~22:00

開催場所:SHElikes 表参道教室(※表参道駅から徒歩5分の場所です)

申し込みはこちら:https://she-inc.jp/likes/courses/128/lessons/198?utm_campaign=18062620&utm_medium=shesns&utm_source=sheshares

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